PIM og webshop i én løsning kan give mellemstore virksomheder en kortere vej fra nye produktdata til varer, som kunderne kan købe. Fordelen ligger især i de daglige arbejdsgange. Hvem retter målene på en vare? Hvornår bliver et nyt billede synligt? Og hvordan undgår indkøb og marketing at vedligeholde hver sin version af samme beskrivelse? Når produktinformation og salgskanal deler platform, kan flere overleveringer forsvinde. Gevinsten afhænger dog af, hvordan løsningen håndterer ansvar, varianter, publicering og forbindelsen til virksomhedens øvrige systemer.

PIM og webshop i én løsning forkorter vejen til publicering

I en mellemstor virksomhed går produktinformation ofte gennem flere hænder. Indkøb modtager leverandørens regneark, en produktansvarlig kontrollerer specifikationerne, og marketing tilføjer billeder og salgstekst. Derefter skal oplysningerne over i webshoppen. Foregår hvert trin i sit eget system, opstår der let ventetid, selv når selve arbejdet kun tager få minutter.

En samlet løsning kan fjerne den særskilte overførsel mellem PIM og webshop. En rettelse af materialetype eller pakkestørrelse behøver ikke først at blive eksporteret og derefter kontrolleret i et andet administrationssystem. Det forudsætter, at platformen faktisk bruger de samme produktdata begge steder. Et fælles login er ikke i sig selv bevis på en fælles datamodel. Dynamicweb og Business Central bør derfor vejes op mod en arkitektur med separat PIM, webshop og ERP ud fra, hvor mange overførsler og kontroltrin de daglige rettelser kræver.

Tag derfor udgangspunkt i en konkret arbejdsgang under en demonstration. Bed leverandøren oprette en vare, tilføje en variant, udskifte et dokument og planlægge publiceringen. Følg også, hvad der sker, hvis en obligatorisk oplysning mangler. Den praktiske fordel bliver tydelig, når medarbejderen kan færdiggøre varen uden at kopiere oplysninger mellem skærmbilleder eller vente på en manuel overførsel.

Produktdata skal have en struktur, der passer til sortimentet

En fælles platform giver først rigtig mening, når produktmodellen passer til de varer, virksomheden sælger. Arbejdshandsker har eksempelvis størrelse og materiale, mens en reservedel kan kræve gevindtype, diameter og kompatible maskinmodeller. Presses alle varer ind i den samme lange liste af felter, bliver vedligeholdelsen besværlig, og filtreringen i webshoppen kan miste præcision.

Undersøg derfor, om løsningen understøtter produktfamilier med forskellige egenskaber. Det bør være muligt at kræve et bestemt mål for én varegruppe uden at gøre feltet obligatorisk for hele sortimentet. Enheder kræver også opmærksomhed. En længde gemt som et tal med en særskilt enhed kan bruges anderledes i filtre og sammenligninger end friteksten »cirka 20 centimeter«.

Variantstrukturen fortjener sin egen afprøvning. En skjorte med fire størrelser og tre farver kan have 12 salgbare varianter, som deler beskrivelse og vaskeanvisning. Billeder kan være knyttet til farven, mens lagerbeholdningen hører til den enkelte variant. Med tydelige relationer kan medarbejderne rette fælles oplysninger ét sted frem for på hver varelinje. Det begrænser samtidig antallet af næsten ens tekster, som senere skal sammenlignes og vedligeholdes.

Fælles produktinformation giver mere sammenhæng i købsforløbet

Kunden møder ikke produktdata som en samling felter. Oplysningerne viser sig som filtre, sammenligninger, variantvalg og dokumenter på produktsiden. Når PIM og webshop anvender samme strukturerede information, kan en egenskab som tilslutningsdiameter bruges både i søgningen og i den tekniske specifikation. Det kræver, at felterne er koblet korrekt til webshoppens visning.

En fordel, der let bliver overset ved valg af platform, er muligheden for at vedligeholde sammenhængen mellem data og brugerflade. Tilføjer virksomheden en ny egenskab til en produktfamilie, bør det ikke nødvendigvis kræve særskilt udvikling at vise den på produktsiden. Afklar, hvilke ændringer en produktansvarlig selv kan foretage, og hvilke der kræver teknisk hjælp.

I en B2B-webshop gælder det også dokumenter og salgsenheder. Kunden skal kunne skelne mellem pris pr. styk, bestilling i pakker og en eventuel minimumsmængde. Et produkt kan eksempelvis sælges i kasser med 12 enheder, selv om specifikationerne beskriver den enkelte enhed. En fælles løsning kan samle oplysningerne, men reglerne for visningen skal stadig være præcise. Ellers flytter uklarheden blot med ind på den nye platform.

Klare roller holder ændringer og publicering adskilt

Færre systemer bør ikke betyde, at alle medarbejdere kan ændre alt. Tværtimod bliver rettigheder og godkendelse centrale, når en rettelse i produktinformationen hurtigt kan slå igennem i webshoppen. Den medarbejder, der tilføjer tekster og specifikationer til en vare, behøver ikke også have adgang til at ændre priser, betalingsindstillinger eller butikkens navigation.

En brugbar arbejdsgang skelner mellem kladde, godkendt indhold og publiceret indhold. Det giver plads til at forberede et nyt sortiment, mens de eksisterende varer fortsat vises korrekt. Kontroller også, om rettelser på en allerede publiceret vare kan afvente godkendelse. Ellers risikerer en ufærdig oversættelse eller et midlertidigt billede at blive synligt med det samme.

Historik er en anden detalje med stor praktisk betydning. Hvis en produkttekst pludselig er forkert, skal det helst være muligt at se, hvem der ændrede den, og hvad der stod før. Spørg konkret til gendannelse. Kan en tidligere beskrivelse hentes tilbage uden også at rulle nye billeder eller andre gyldige rettelser tilbage? Den slags funktioner får sjældent megen opmærksomhed under en kort demonstration, men de kan spare manuelt arbejde, når flere afdelinger vedligeholder sortimentet samtidig.

Integrationen til ERP kræver stadig tydelige grænser

Selv om PIM og webshop samles, vil økonomi, lager og ordrebehandling ofte ligge i et ERP-system. Den samlede løsning fjerner derfor ikke behovet for integrationer. Den kan til gengæld reducere antallet af steder, hvor beskrivelser, billeder og tekniske egenskaber skal vedligeholdes. Virksomheden skal fastlægge, hvilket system der er den autoritative kilde til hver oplysning.

Varenummer, lagerstatus og priser kan eksempelvis komme fra ERP, mens produkttekster og billeder vedligeholdes i den samlede handelsplatform. Det er én mulig fordeling, ikke en universel opskrift. Virksomheder med kundespecifikke priser skal især afklare, hvor prisen beregnes, og hvad webshoppen viser, hvis forbindelsen til ERP midlertidigt er afbrudt.

Bed også om at se fejlhåndteringen. Indeholder en opdatering et ukendt varenummer eller et ugyldigt format, skal nogen kunne finde fejlen og forstå dens betydning. En teknisk log uden en tydelig forbindelse til det berørte produkt er sjældent tilstrækkelig i den daglige drift. Aftal derfor, hvem der modtager besked, hvem der retter data, og hvordan en mislykket overførsel genstartes. En samlet platform giver først færre overleveringer, når der også er en klar arbejdsgang for undtagelserne.

Regn på vedligeholdelse og mulighederne for at flytte data

Prisen på en samlet løsning bør vurderes sammen med det arbejde, den kræver efter lanceringen. Licensen er kun én post. Import af leverandørdata, opsætning af produktfamilier, oplæring og løbende justeringer kan fylde mærkbart i budgettet. Til gengæld kan virksomheden slippe for at vedligeholde en særskilt forbindelse mellem PIM og webshop.

Brug konkrete opgaver som grundlag for regnestykket. Hvor mange trin kræver det at oprette en ny varegruppe? Kan en medarbejder selv ændre et filter? Hvad koster et ekstra sprog, og følger der særskilte udgifter med flere brugere eller større datamængder? Bed om at få forudsætningerne skrevet ind i tilbuddet, så løsningerne sammenlignes på samme grundlag.

Undersøg desuden mulighederne for at få data ud igen. En eksport skal helst bevare relationerne mellem hovedprodukter, varianter, kategorier og dokumenter frem for blot at levere en flad liste med varenavne. Afklar også, hvordan billeder og andre filer udleveres. En platform, der passer til dagens sortiment, passer ikke nødvendigvis til en senere salgsmodel. Derfor bør vilkårene for dataudtræk, teknisk bistand og adgang efter opsigelse være afklaret, før aftalen underskrives.

Hvornår giver en samlet løsning mest mening?

En samlet løsning er særlig relevant, når de samme medarbejdere vedligeholder produktdata og webshop, og virksomheden bruger tid på dobbeltindtastning eller kontrol af overførsler. Har virksomheden mange selvstændige salgskanaler med meget forskellige krav, bør en særskilt PIM-løsning også indgå i vurderingen. Overvej, om webshoppen er den primære destination for produktinformationen, eller om data i lige så høj grad skal leveres til forhandlere, markedspladser og trykte kataloger.

Hvad skal du bede om at få demonstreret?

Vælg en produktfamilie fra virksomhedens eget sortiment med varianter, dokumenter og mangelfulde leverandørdata. Bed om at se hele forløbet fra import til publicering. Få derefter demonstreret en fejlrettelse, en godkendelse og et dataudtræk, så vurderingen også omfatter vedligeholdelsen efter lanceringen. Lad gerne de medarbejdere, der skal bruge løsningen til daglig, deltage og afprøve opgaverne. Noter, hvor de skal have hjælp, og hvilke trin de kan gennemføre på egen hånd.